21 W kategorii  Rozwój Osobisty

Pisanie skutecznych maili w 6 krokach + bonusowa historia.

Napisałam w swoim życiu tonę złych maili. Takich, w których czytając je po latach sama nie wiem, co miałam na myśli. Co gorsza, nawet nie chce mi się wczytywać w ich treść, aby się dowiedzieć.

Odebrałam jeszcze większą ilość mailowych referatów, z których nie byłam w stanie wyłapać myśli przewodniej ani nawet nie wiedziałam od czego mam zacząć odnosząc się do treści wiadomości. Najczęściej więc odpisywałam na nie najpóźniej, jak to tylko możliwe.

Szczęśliwie w pewnym momencie przedsiębiorczej działalności zrozumiałam, że ludzie potrzebują „gotowców”.

Podrzucam Wam pomysł na takie gotowce tak, abyście mogli w jak najskuteczniejszy sposób prowadzić mailową komunikację.

 

klawiatura-kwiaty-praca

 

Temat. 

W tym materiale nie poruszam kompletnie kwestii maili marketingowych czy sprzedażowych. Nie napiszę więc nic na temat przyciągających uwagę, „chwytliwych” tytułów.

Mam na myśli komunikację mailową w sprawach zawodowych bądź prywatnych, ale wymagających większej organizacji (np. wyjazd z 15 osobową grupą znajomych na dwutygodniową wycieczkę).

Niezależnie jednak od tego, do kogo piszemy warto, abyśmy przyłożyli więcej uwagi do tematu naszych wiadomości. Nie po to, aby skusić potencjalnego odbiorcę, ale po to aby ułatwić nam i innym życie.

 

Tytuł „:)”, „Cześć” albo „<3” może i jest bardzo przyjacielski, miły i fajnie się na niego patrzy, ale niestety jest kompletnie nieprzydatny.

Z drugiej strony zawieranie w tytule zbyt dużej ilości informacji, bądź pisanie wręcz w jego treści całego pytania, jest kolejną ślepą uliczką.

Temat powinien wskazywać na to, co nasz odbiorca może znaleźć w środku wiadomości, ale też i ułatwiać późniejsze dotarcie do tego maila.

Jeśli pracujesz nad wspólnym projektem z grupą znajomych, współpracowników lub w ramach współpracy między kilkoma firmami, w każdej wiadomości wysłanej w ramach tego projektu wpisuj nazwę projektu.

Wydaje się to banalnym zabiegiem, a tak niewiele osób to robi!

 

Myśl przewodnia. 

Jeśli poruszymy w jednej wiadomości mailowej całą masę wątków i tematów ciężko będzie komukolwiek później odnaleźć się w gąszczu tych informacji. Nawet i nam samym!

Wracając do wcześniej podanego przykładu wycieczki dla 15 osobowej grupy znajomych. Zakładam, że bardzo ciężkie byłoby w jednym wątku ustalenie kwestii noclegów, przejazdów, wyżywienia, a do tego jeszcze zabaw dla dzieci.

Gdybym miała brać udział w organizowaniu takiego wyjazdu najpewniej stworzyłabym kilka wiadomości, które obejmowałyby osobno noclegi, osobno przejazdy i osobno poruszałyby kwestie rekreacji dla najmłodszych.

O niebo łatwiej później sprawdzić jakąkolwiek informację w mailu gdy wiadomości, które otrzymujemy podzielone są na konkretne myśli przewodnie ich dotyczące!

 

rób-swoje

 

Konkretne informacje.

Kto, co, kiedy, ile, gdzie.

To są konkrety. Właśnie po to, aby takie konkrety mieć w jednym miejscu warto prowadzić jakąkolwiek komunikację mailową.

O rozważaniach, gdybaniach i przypuszczeniach można sobie pogadać na żywo, telefonicznie, na skypie, facetime i innych tym podobnych.

Maile mają nam pomóc w ustalaniu ważnych kwestii, gromadzeniu przydatnych informacji i być dla nas potencjalną „ściągawką” na przyszłość.

Dla zdobycia wstępnych informacji zazwyczaj szkoda tracić czasu naszego i odbiorcy. Lepiej zadzwonić i załatwić sprawę w niecałe 2 minuty.

Maila warto wówczas wysłać w ramach podsumowania zdobytych informacji, zachowania ich na później lub ich ewentualnego potwierdzenia.

 

Ok, czyli do czego jestem Ci potrzebna? 

Zdarzało mi się dostawać maile, po których przeczytaniu niby wiedziałam wszystko, a jednocześnie nie wiedziałam nic.

Nie miałam bowiem konkretnej informacji, co ja mam zrobić z przekazanymi mi wiadomościami, czego ode mnie się oczekuje i jakie jest moje zadanie.

Często były to maile typowo zawodowe więc wówczas zaczynała się kolejna runda maili, w których przedstawiałam to, w jaki sposób zrozumiałam oczekiwania w stosunku do mnie i prosiłam o ich potwierdzenie.

Po drodze okazywało się, że partner lub klient miał na myśli coś innego i traciliśmy kolejną stertę czasu na uszczegóławianie.

 

A przecież można tego uniknąć.

Jest konkretne działanie, którego podjęcia oczekujesz od odbiorcy swojego maila? Napisz to!

„Potrzebuje takiej i takiej informacji na temat przekazanych wiadomości”,  „Chcę poznać Twoje zdanie na temat moich propozycji” , „Przygotuj proszę takie i takie materiały do końca tygodnia w oparciu o wyniki ankiet, które przesłałam”.

Proste? Proste. :)

 

jak-komentować-na-blogu

 

Mailowanie zaawansowane. 

Zdarza się czasem i tak, że musimy napisać maila o naprawdę sporych rozmiarach. Mamy ważna sprawę do ustalenia, istotne informacje do przekazania i całą masę ustaleń do poczynienia.

 

Rozprawka + Prezentacja

Co zrobić, aby nie przytłoczył on naszego odbiorcy? Podejdźcie do wiadomości, jaką macie napisać jak do połączenia rozprawki z prezentacją.

Co więc warto zastosować?

Wstęp, rozwinięcie i zakończenie – to z rozprawki właśnie, opakowanego w przystępną wizualnie formę – jak na skuteczną prezentację przystało.

Przedstawiamy więc we wstępie w jakiej sprawie piszemy, omawiamy istniejące problemy bądź/i sprawy, które wymagają uwagi odbiorcy lub kilku odbiorców, wskazujemy na potencjalne rozwiązania i pytamy naszych odbiorców o zdanie lub przekazujemy/rozdzielamy zadania, jakie muszą być zrealizowane.

 

Akapity, tematy, nagłówki.

Brzmi w miarę przystępnie, prawda? Nie dajemy się jednak zwieść tej wstępnej ułudzie (!) ;) i pochylamy się nad tym, aby w tekście znalazły się akapity, podziały na tematy, a nawet i nagłówki.

Nie piszemy książki, a wiadomość mailową, do której nasi odbiorcy muszą się później odnieść!

Nie piszmy więc jednym cięgiem przez kolejne 5 i więcej linijek.

Stwórzmy maila na tyle przystępnego wzrokowo, by nasi adresaci w łatwy sposób mogli „ogarnąć” już na pierwszy rzut oka, z jakim tematem mają do czynienia i jakie informacje w tej wiadomości zawarliśmy.

 

praca_przy_komputerze

 

Maile w sprawach błahych. 

W ramach podsumowania dorzucę Wam dodatkowo małą historię, która wiążę się z mailami, ale w nieco innym ujęciu.

 

Kilka dni temu zbierałam informacje na temat potencjalnych kosztów zamówienia konkretnych produktów. Nie znałam jeszcze szczegółowej specyfikacji tych produktów, interesował mnie bardzo orientacyjny koszt realizacji, w którym wystarczał mi za informację rząd wielkości.

Rozmawiałam z paroma firmami, tak się złożyło że o każdym produkcie rozmawiałam z inną, które wybrałam na podstawie poszukiwań internetowych.

Wszystko przebiegało gładko aż do momentu, w którym natrafiłam na mur. Jedna z firm i reprezentujący ją, niezwykle uprzejmy co prawda, Pan przyjął sobie za punkt honoru nie udzielenie mi jakiekolwiek informacji telefonicznie.

„Proszę wysłać zapytanie ofertowe” i „Proszę wysłać zapytanie ofertowe”. Tłumaczę, mówię, proszę – „zależy mi na bardzo orientacyjnej wycenie, rządzie wielkości, nawet nie znam jeszcze szczegółów technicznych aby do Pana takie zapytanie przesyłać”.

Nie ma szans, mogę gadać, prosić, tłumaczyć. Oczywiście dałam sobie spokój, podziękowałam, pożegnałam się i rozłączyłam.

Jak się możecie domyślać zamknęłam również stronę tej firmy i nie zamierzam już do niej wracać. Już sobie wyobrażam jakie horrendalne ilości wiadomości musiałabym z nimi wymieniać przy nawiązaniu jakiejkolwiek współpracy i zdecydowanie nie mam na to czasu ani ochoty.

 

Nie piszmy i nie oczekujmy od innych wysyłania wiadomości mailowych w sprawach błahych, których załatwienie zajmuje dosłownie mniej niż minutę czasu!

W życiu jest o wiele więcej ciekawych rzeczy do napisania niż sterty, zawadzających później, maili!

 

Jakich maili Wy najbardziej nie lubicie dostawać, a jakie sprawiają, że aż palicie się do odpowiedzi?

Podzielcie się swoimi wrażeniami, na pewno przydadzą się nam wszystkim w tworzeniu kolejnych wiadomości! 

 

 

Możesz także polubić